Jak změnit účetního

Změna účetního vyžaduje správné ukončení původní spolupráce, kompletní předání účetních dokladů a jasné určení okamžiku, od kterého přebírá odpovědnost za zpracování účetnictví nový účetní. Správně provedená změna pomáhá chránit osobní finance a peníze i podnikatelské finance a souvisí s praktickou správou daní a finanční legislativy. Největší pozornost je nutné věnovat účetním datům, daňovým podáním, přístupům do elektronických systémů a aktuálně běžícím lhůtám.

Kdy je vhodné změnit účetního

Důvodem ke změně účetního může být špatná komunikace, opakované chyby, nedodržování termínů nebo změna potřeb podnikatele. Účetní, který zvládal jednoduchou evidenci malé OSVČ, nemusí mít vhodné zkušenosti pro rostoucí firmu s větším množstvím dokladů, zaměstnanci nebo zahraničními transakcemi.

Varovným signálem může být také situace, kdy podnikatel dlouhodobě neví, zda byla podána daňová přiznání nebo jiné povinné dokumenty. Účetní by měl být schopen vysvětlit stav zpracování účetnictví a upozornit na chybějící podklady.

Samotná výše výsledné daně však není důkazem chyby účetního. Pokud podnikatel dosáhl vyššího základu daně, může být vyšší daňová povinnost správným výsledkem účetního a daňového zpracování.

Pokud problém souvisí spíše s daňovým zastupováním než vedením účetnictví, může být vhodné zjistit, jak změnit daňového poradce.

Jak ukončit spolupráci se současným účetním

Prvním krokem je zkontrolovat smlouvu nebo podmínky sjednané se současným účetním. Dohoda může upravovat výpovědní dobu, způsob ukončení spolupráce a pravidla předání účetní dokumentace.

Ukončení spolupráce je vhodné provést písemně. Podnikatel by měl jasně určit datum, ke kterému spolupráce končí, a období, za které původní účetní dokončí zpracování účetnictví.

Musí být jednoznačné, kdo zpracuje poslední daňové nebo účetní povinnosti před změnou. Pokud například ke změně dochází uprostřed zdaňovacího období, je nutné určit, kdo připraví nejbližší podání a kdo převezme následující období.

Pokud účetní komunikoval přímo s finančním úřadem, je vhodné zkontrolovat také způsob této komunikace. Základní pravidla popisuje článek jak komunikovat s finančním úřadem.

Jaké dokumenty musí původní účetní předat

Při změně účetního je nutné převzít kompletní účetní nebo daňovou dokumentaci potřebnou pro pokračování evidence. Konkrétní rozsah závisí na tom, zda podnikatel vede účetnictví, daňovou evidenci nebo využívá jiný způsob evidence.

Mezi důležité podklady mohou patřit účetní deníky, hlavní kniha, obratové předvahy, saldokonto, evidence majetku, evidence pohledávek a závazků nebo podklady k DPH.

Nový účetní potřebuje také kopie podaných daňových přiznání a dalších elektronických podání. Důležité jsou nejen samotné formuláře, ale také informace o jejich odeslání a případných následných opravách.

Podnikatel by měl převzít také původní doklady, pokud je účetní fyzicky nebo elektronicky uchovával. Dokumentace by měla být předána způsobem umožňujícím další zpracování a případnou kontrolu.

Jak předat účetní data novému účetnímu

Nejjednodušší je předat účetní data ve formátu, se kterým může nový účetní dále pracovat. Pokud původní a nový účetní používají stejný účetní program, může být možné předat kompletní databázi nebo odpovídající zálohu.

Při použití rozdílných systémů může být nutné exportovat účetní sestavy a další data. Nový účetní by měl předem určit, jaké formáty a podklady potřebuje.

Pouhé předání několika souhrnných čísel obvykle nestačí pro bezpečné pokračování účetnictví. Nový účetní potřebuje znát strukturu účtů, otevřené pohledávky, závazky a další položky navazující na předchozí období.

Pokud firma používá elektronické daňové služby, je vhodné současně zkontrolovat stav daňových účtů. Praktický postup popisuje článek jak zkontrolovat osobní daňový účet.

Jak změnit přístupy do datové schránky a DIS+

Po ukončení spolupráce je nutné zkontrolovat elektronické přístupy původního účetního. Pokud měl účetní oprávnění k datové schránce, účetnímu systému nebo jiným firemním službám, je vhodné zjistit, zda jeho přístup stále trvá.

Podnikatel by neměl automaticky sdílet své osobní přihlašovací údaje s novým účetním. Vhodnější je využívat samostatná oprávnění nebo uživatelské přístupy, pokud je konkrétní systém umožňuje.

U DIS+ je vhodné zkontrolovat seznam osob s přístupem k daňovým informacím a rozsah jejich oprávnění. Praktické používání systému vysvětluje článek jak používat DIS+.

Pokud účetní pracoval s datovou schránkou, může pomoci také článek jak používat datovou schránku pro podnikání.

Co zkontrolovat po změně účetního

Po předání účetnictví je vhodné provést kontrolu návaznosti účetních dat. Nový účetní by měl ověřit počáteční stavy a porovnat je s konečnými údaji předchozího období.

Důležité je zkontrolovat otevřené pohledávky a závazky, stav bankovních účtů, pokladnu a evidenci majetku. U plátce DPH je vhodné prověřit také návaznost posledních podání.

Podnikatel by měl ověřit, zda finanční úřad neeviduje neočekávaný nedoplatek. Postup popisuje článek jak zjistit všechny daňové nedoplatky.

Stejně je možné zkontrolovat případné kladné zůstatky podle článku jak zjistit všechny daňové přeplatky.