Jak připravit doklady pro účetní

Správná příprava dokladů pro účetní urychluje zpracování účetnictví, snižuje riziko chyb a pomáhá včas splnit daňové povinnosti. Přehledná evidence je důležitá pro kontrolu osobních financí a peněz i podnikatelského hospodaření a souvisí s praktickou správou daní a finanční legislativy. Podnikatel by měl účetní pravidelně předávat úplné faktury, bankovní podklady, pokladní doklady a informace o neobvyklých transakcích.

Jaké doklady účetní potřebuje

Rozsah potřebných dokladů závisí na typu podnikání, způsobu vedení evidence a daňových povinnostech podnikatele. Jiný rozsah podkladů může potřebovat neplátce DPH s několika fakturami měsíčně a jiný internetový obchod s tisíci objednávkami.

Mezi základní dokumenty obvykle patří vydané a přijaté faktury, bankovní výpisy, pokladní doklady a podklady k majetku. Podle charakteru podnikání mohou být potřebné také smlouvy, úvěrové dokumenty nebo podklady k zahraničním transakcím.

Účetní by měl podnikateli předem sdělit, jaké dokumenty potřebuje a v jakém termínu. Pokud tento proces není nastaven, je vhodné vytvořit jednoduchý pravidelný seznam podkladů.

Správný způsob spolupráce je jedním z kritérií při rozhodování, jak si vybrat účetního.

Jak připravit přijaté a vydané faktury

Faktury je vhodné rozdělit na přijaté a vydané doklady a předávat je účetní v úplné podobě. Každý dokument by měl být čitelný a obsahovat údaje potřebné pro jeho správné zaúčtování nebo evidenci.

U přijatých faktur je vhodné zkontrolovat dodavatele, datum, předmět plnění a částku. Pokud faktura souvisí pouze částečně s podnikáním, měl by podnikatel tuto skutečnost účetní sdělit.

U vydaných faktur je nutné zajistit úplnou číselnou řadu a vysvětlit případné mezery nebo stornované doklady. Účetní by neměl zjišťovat až po několika měsících, proč v evidenci chybí konkrétní číslo faktury.

Pokud podnikatel používá fakturační systém, je vhodné s účetní domluvit export dat nebo přístup umožňující efektivní zpracování dokladů.

Jak připravit bankovní výpisy a platby

Účetní potřebuje podklady umožňující spárovat pohyby na bankovním účtu s fakturami a dalšími účetními operacemi. Bankovní výpis by měl obsahovat kompletní pohyby za zpracovávané období.

Podnikatel by měl vysvětlit neobvyklé příchozí nebo odchozí platby. Může jít například o půjčku, vklad podnikatele, převod mezi vlastními účty nebo vratku od dodavatele.

Není vhodné nechat účetní hádat původ neidentifikované platby pouze podle částky. Krátká poznámka k transakci může výrazně urychlit zpracování účetnictví.

U daňových plateb je možné následně kontrolovat jejich evidenci podle postupu jak zkontrolovat osobní daňový účet.

Jak připravit pokladní doklady a účtenky

Pokladní doklady a účtenky je vhodné předávat průběžně a v čitelné podobě. Některé účtenky mohou postupem času vyblednout, proto může být praktické vytvořit jejich elektronickou kopii.

Podnikatel by měl u nejasného nákupu uvést jeho souvislost s podnikáním. Samotná účtenka nemusí účetní vždy umožnit určit, proč byl konkrétní výdaj vynaložen.

Soukromé nákupy je vhodné od podnikatelských výdajů oddělovat. Míchání osobních a firemních plateb komplikuje účetní zpracování a může vytvářet zbytečné nejasnosti.

Doklady lze třídit podle měsíců nebo jiného systému dohodnutého s účetní. Důležitější než konkrétní způsob je pravidelnost a úplnost předávaných podkladů.

Jak předávat doklady účetní elektronicky

Elektronické předávání dokladů může výrazně urychlit účetní zpracování, pokud má jasně nastavená pravidla. Podnikatel může využívat účetní systém, sdílené úložiště nebo jiný způsob dohodnutý s účetní.

Soubory je vhodné pojmenovávat způsobem, který umožňuje jejich rychlou identifikaci. Náhodné názvy souborů nebo fotografie bez jakéhokoliv popisu mohou zpracování zpomalovat.

Doklady by měly být čitelné a kompletní. Fotografie části faktury nebo rozmazaný dokument může být pro účetní nepoužitelný a bude nutné podklad vyžádat znovu.

Pokud účetní potřebuje pracovat také s elektronickými daňovými informacemi, lze řešit přístup podle článku jak získat přístup do DIS+.

Nejčastější chyby při předávání dokladů účetní

Jednou z nejčastějších chyb je předání velkého množství neuspořádaných dokumentů těsně před termínem daňového podání. Účetní potom nemá dostatek času na řešení chybějících dokladů a nejasných transakcí.

Problémem jsou také chybějící bankovní výpisy, neúplné faktury nebo nevysvětlené platby. U podnikatelů obchodujících se zahraničím mohou komplikace způsobit chybějící doklady v cizích měnách nebo nejasné poplatky platebních služeb.

Podnikatel by neměl předpokládat, že účetní automaticky zná všechny změny v jeho podnikání. Zahájení prodeje do zahraničí, pořízení významného majetku nebo nový typ příjmů je vhodné účetní oznámit.

Pokud dlouhodobě nefunguje předávání dokumentů ani komunikace, může být vhodné zvážit postup jak změnit účetního.

Jak připravovat doklady pro účetní každý měsíc

Nejjednodušší je vytvořit pravidelný měsíční systém předávání dokladů. Podnikatel může na konci každého období zkontrolovat vydané a přijaté faktury, bankovní pohyby, pokladní doklady a mimořádné transakce.

Před odesláním je vhodné projít číselné řady faktur a ověřit, zda nechybí některý doklad. Nejasné platby je praktické označit krátkou poznámkou ještě v době, kdy si podnikatel pamatuje jejich účel.

Pravidelné a úplné předávání dokladů umožňuje účetní řešit problémy průběžně místo jejich dohledávání několik měsíců zpětně. Dobře nastavený systém šetří čas podnikatele i účetní a snižuje riziko, že důležitý doklad nebo daňová povinnost zůstane přehlédnuta.